A importância da organização do fluxo de informação para o desenvolvimento institucional

 

A importância da organização do fluxo de informação para o desenvolvimento institucional 1. Por que organizar a informação? 1.1. Contextualização do conceito informação 1.2. Categorias de informação 1.3. Importância da organização da informação 2. A auditoria de informação 2.1. O lugar da organização da informação na instituição 2.2. A realidade atual da organização de documentos 2.3. Uso da informação 2.4. Bibliotecas e serviços de informação externos 2.5. Ferramentas para organizar a informação 2.6. Resultados e propostas 3. Aprendizagens

 

Marc Storms (1), marc.storms@gmail.com, 14 – 11 – 2007

 

1. Por que organizar a informação?

Em muitas instituições, especialmente ONG’s, movimentos populares e organismos ecumênicos, a informação joga um papel muito importante. Uma instituição recebe, processa, armazena e também produz muita informação. Isto não mudará no futuro próximo, ao contrário, tenderá a crescer com a maior utilização da Internet e redes digitais internas e externas.

 

1.1. Contextualização do conceito informação

É comum nos dias de hoje se ouvir falar sobre a ‘era da informação’, o advento da ‘era do conhecimento’ ou sociedade do conhecimento. Também sociedade da informação, tecnologia da informação e ciência da computação em informática são assuntos da atualidade. A palavra "informação" é freqüentemente utilizada sem muita consideração pelos vários significados que adquiriu ao longo do tempo.

Informação enquanto conceito carrega uma diversidade de significados e transita do uso cotidiano ao técnico. Genericamente, o conceito de informação está intimamente ligado às noções de comunicação, controle, dados, forma e representação de conhecimento. Também as palavras informação e dados são intercambiáveis em muitos contextos, mas não são sinônimos.

Entender a amplitude da noção de informação pressupõe a seguinte contextualização:

 

dados (fatos, idéias, fotos...)

dados + contexto = informação

informação + saber como usar = conhecimento

conhecimento + ética e juízo (saber quando usar) = sabedoria

 

1.2. Categorias de informação

No interior das instituições existem diferentes espécies e categorias de informação, como por exemplo:

* Informação interna: dados sobre os membros, salários, registro de horas de trabalho

* Informação externa: livros, revistas, sítios internet

 

* Informação estratégica: informação que legitima um planejamento a longo prazo

* Informação tática: informação sobre processos internos como informes semanais ou mensais

* Informação operacional: rotinas de trabalho

 

* Informação em diferentes formatos: documentos, textos, fotos, boletins, musica, filmes

* Informação virtual (na rede, no servidor ...)

* Informação física (papel, cd, cd-rom, dvd...)

 

1.3. Importância da organização da informação

“Informação é uma fonte de aprendizagem. Mas, se não está organizada, processada e disponível para as pessoas certas em um formato que ajude a tomar decisões, é uma carga, não um benefício.” - William Pollard

 

É claro que com tanta informação dentro de uma instituição, é importante que ela esteja bem organizada e que faça parte da agenda do seu desenvolvimento institucional.

 

O que poderia acontecer quando falta a organização da informação:

* Os computadores ou o servidor têm os mesmos documentos em diferentes pastas (e qual é o documento correto?);

* Um/a funcionário/a conserva todos documentos, um outro joga quase todos fora;

* Os/as funcionários/as recebem as mesmas notícias várias vezes de diferentes pessoas;

* Não é explícito quem arquiva o quê;

* Um/a funcionário/a não tem acesso à informação necessária, perde muito tempo para achar ou não sabe se esta informação existe.

 

A instituição, com uma boa organização da informação:

* Sabe quais documentos físicos e virtuais chegam e para onde devem ir;

* Localiza facilmente onde estão esses documentos;

* Sabe quem precisa de qual informação;

* Conhece quais funcionários/as são responsáveis pela organização da informação;

* Reconhece quando e qual informação é necessária descartar.

 

Com uma boa organização de informação, a instituição ganha eficácia porque:

* A informação disponível é melhor utilizada;

* A instituição pode responder agilmente à informação correta3;

* Os/as funcionários/as ganham tempo para buscar os documentos que necessitam;

* Os/as funcionários/as ganham tempo ao não trabalhar com informação ultrapassada;

* Os/as funcionários/as organizam seus documentos de modo mais eficiente e em menor tempo.

 

Uma boa organização do fluxo de informação ajuda a:

* Construir uma forte e produtiva cultura institucional de compartilhar e de discutir a informação disponível;

* Otimizar a efetividade do processo de busca, utilização e comunicação da informação.

 

O objetivo maior de organizar o fluxo de informação é contar com “a informação correta, no tempo certo para a pessoa certa e por um custo justo”.

 

 

2. A auditoria de informação

Muitas vezes, a organização de informação não acaba fazendo parte da estrutura de uma instituição e das agendas de trabalho. A maioria das instituições têm um departamento de comunicação e um/a funcionário/a responsável pela informática, mas poucas têm um/a responsável pela informação (4).

 

Quais poderiam ser as razões por disto?

* Falta de orçamento?

* Falta de conhecimento sobre a importância da informação?

* Falta de conhecimento sobre a necessidade de organizar a informação?

* Falta de conhecimento sobre como organizar a informação?

* Falta de conhecimento sobre o papel de uma área responsavel pela informação?

 

Uma auditoria de informação poderia ser um primeiro passo e um bom arranque para analisar a situação atual da informação e ajudar a refletir sobre o melhoramento do seu fluxo dentro da instituição.

 

2.1. O lugar da organização da informação na instituição

A organização de informação deve ser orientada pela natureza da instituição. Para ter resultados positivos essa organização precisa estar o mais próximo possível e levar em consideração a missão, a visão, identidade, objetivos e a estrutura.

Por exemplo, uma instituição que apóia projetos populares, não precisa de uma coleção de documentos científicos ou históricos, com exceção, talvez, nos próprios temas nos quais trabalha.

Por exemplo, o planejamento operacional precisa também incluir ações para garantir que a informação necessária para a execução das diferentes atividades seja organizada, processada e disponível no tempo certo e necessário.

Os próximos pontos darão uma idéia dos passos a seguir para realizar uma auditoria de informação.

 

2.2. A realidade atual da organização de documentos

Um levantamento da realidade atual da organização de documentos busca dar resposta às questões tais como:

* Quais informações (impressas e digitais) entram?

* Quais tipos de documentos entram?

* Como e onde eles são registrados?

* Como e onde eles são arrumados?

* Como e quando descartar os documentos?

* Como os/as funcionários/as sabem quais documentos chegam?

* Quem é responsável pelo registro, arrumação, descarte e socialização?

* Quem alerta proativamente os/as funcionários/as sobre notícias nos temas eles trabalham?

 

O resultado pode ser um quadro assim:

 

 

Tipo de documento	Qual sistema é usado para catalogação e pesquisa?°	Quem faz a descrição básica?	Quem faz a descrição elaborada?	Onde ficam os documentos temporariamente?	Onde ficam os documentos definitivamente?
Documentos e informações relacionados aos programas / projetos	Sistema de gerenciamento de programas / projetos	Secretaria	Responsáveis das programas / projetos	Sala X	Arquivo
Livros	Sistema de gerenciamento de livros	Secretaria	Secretaria	Sala de reunião	Biblioteca
Folhetos	Não cadastrar	-----	-----	Display perto na entrada	Não guardar
Cartazes	Não cadastrar	-----	-----	Display perto na entrada	Não guardar
Revistas	Sistema de gerenciamento de revistas	Secretaria	Não precisa	Sala de reunião	Sala de reunião
Jornais	Não cadastrar	Secretaria	Não precisa	Cafetaria	Não guardar
Fotos impressas	Sistema de gerenciamento de fotos	Secretaria	Comunicação	-----	Fototeca
Fotos digitais	Sistema de gerenciamento de fotos	Secretaria	Comunicação	-----	No servidor
DVD	Sistema de gerenciamento de filmes	Secretaria	Comunicação	-----	Videoteca
Vídeo (VHS)	Sistema de gerenciamento de filmes	Secretaria	Comunicação	-----	Videoteca
CD música	Sistema de gerenciamento de música	Secretaria	Comunicação	-----	Discoteca
Sítios Internet	Sistema de gerenciamento de fontes digitais	-----	Webmaster	-----	-----
Boletins digitais	Sistema de gerenciamento de fontes digitais	-----	Comunicação	-----	-----
Listas de correios eletrônicos	Sistema de gerenciamento de fontes digitais	-----	Webmaster	-----	-----
Weblogs	Sistema de gerenciamento de fontes digitais	-----	Webmaster	-----	-----

 

 

° É preferível que todos os documentos e informações sejam cadastrados no mesmo sistema de gerenciamento. Se isso não foi possível, é importante, no mínimo, ter um único sistema de metainformação (5) com palavras-chaves comuns.

2.3. Uso da informação

Apenas a descrição da situação atual não é suficiente. Isto precisa ser complementado por uma pesquisa sobre os acertos e os problemas com a organização de informação que a instituição têm. Mas os usuários da informação também precisam estar dentro do foco da pesquisa, com o levantamento de dados sobre:

* Quais são os usuários? Ou para quem nós estamos organizando a informação?

* Quais habilidades para a busca e o processamento da informação têm esses usuários?

* Quais usuários precisam quando, qual informação e em qual formato?

* Quais documentos reais e virtuais os/as funcionários/as colecionam?

* Como são organizados estes documentos?

* Há algum procedimento estabelecido para o descarte dos documentos e informações?

* Quais as regras para a utilização da informação por parte de usuários externos?

 

2.4. Bibliotecas e serviços de informação externos

A instituição não existe num vácuo. Sem dúvida existem outras instituições (universidades, ONGs, movimentos populares, igrejas, organismos ecumênicos...) com bibliotecas e/ou serviços de informação que colecionam documentos e informações sobre os mesmos temas. É muito importante Política de Desenvolvimento de Coleções saber quais serviços eles oferecem, quem pode usar esses serviços e qual o custo. Essas informações também podem servir no momento de doação de materiais que não são mais úteis à instituição, mas podem servir a outros públicos.

 

2.5. Ferramentas para organizar a informação

Existem diferentes ferramentas que podem ajudar a instituição na melhor organização do seu fluxo de informação, por exemplo:

* Instalar um programa de informática para organizar a informação e os documentos (“information storage and retrieval system”);

* Organizar ou atualizar uma biblioteca, centro de documentação ou arquivo;

* Organizar um espaço compartilhado no disco rígido do servidor quando existe rede;

* Instalar programas de informática que facilitem as buscas, por exemplo, “Google Desktop”;

* Instalar um sistema de “back-up” dos documentos virtuais;

* A (re)organização do sítio internet.

 

2.6. Resultados e propostas

O objetivo da auditoria não é somente descrever a situação atual da organização de informação, mas sim melhorar esta organização. Uma análise profunda dos resultados da auditoria de informação vai resultar na identificação dos diferentes impasses que deverão ser equacionados: elementos que faltam ou não funcionam bem, procedimentos que não são conhecidos ou usados pela equipe. A instituição precisa então de mentes abertas para ver coletivamente este espelho e estar pronta a implementar as mudanças necessárias. Cada obstáculo pode ser um desafio.

Como uma boa auditoria de informação resulta em uma lista de propostas, é preferível que seja organizada uma discussão institucional sobre priorização destas propostas. Finalmente, não pode faltar um bom planejamento para a implementação das decisões.

 

Todos esses passos podem ser feitos sob forma de questionários escritos ou entrevistas orais. É preferível que o passo 2.3 seja feito em diálogo com cada funcionário/a envolvido/a.

 

3. Aprendizagens

Para que esse processo tenha bons resultados, é imprescindível o pleno apoio e acompanhamento da coordenação da instituição. Quando houver a contribuição externa de uma pessoa técnica e/ou voluntária, alguém da coordenação deve ser designado/a para acompanhar esse processo de perto, para a garantia da implementação das decisões.

 

Como este processo é interligado ao todo da vida institucional, é importante a escolha do momento certo para a sua realização, para que todos/as funcionários/as possam participar das entrevistas, discussões e tomada de decisão.

 

É importante o envolvimento de alguns/algumas funcionários/as na escolha, construção ou adaptação das ferramentas. Mas, a utilização das ferramentas não é a única solução, pois também é necessário o desenvolvimento de regras institucionais para a organização da informação. E, logicamente, quando essas regras são criadas coletivamente com a participação de todos/as funcionários/as, elas vão ser mais rapidamente implementadas e utilizadas.

 

A instituição também deve organizar a capacitação dos/as funcionários/as para a utilização das novas ferramentas e para o reforço de uma cultura própria de informação. Por isso, a instituição precisa criar ocasiões para que os/as funcionários/as tenham intercâmbios entre si ou com especialistas externos sobre suas necessidades de informação e seus métodos de busca e uso.

 

É importante levar em conta que a organização da informação é um meio e não um fim em si mesmo. O ponto central é como uma organização da informação pode ajudar a melhorar os serviços da institução, e a informação sem saber como usar não vai ajudar a conseguir neste objetivo. Segundo as palavras de Ruth Nanda Anshen “A informação não é sinônimo de sabedoria. A informação é somente os dados, partes do todo. A sabedoria tem um imperativo moral para realçar a unidade intelectual e espiritual".

 

Informação se transforma em conhecimento quando há uma interação humana capaz de absorvê-la e relacioná-la com outros conhecimentos, fazendo com que seja internalizada, transformando-a em parte de um sistema de crenças próprio. Conhecimento é a máxima utilização de informação e dados acoplados ao potencial das pessoas, suas competências, idéias, intuições, compromissos e motivações. (7)

 

Existem alguns cientistas que dizem que o crescimento da informação é exponencial, o crescimento do conhecimento é linear, mas não há crescimento da sabedoria. Ou, como coloca Joey Novick, “A informação no mundo se duplica todo dia. O que eles não nos contam é que nossa sabedoria é cortada pela metade ao mesmo tempo”.  Aumentar a sabedoria é uma outra história, que pressupõe mais do que o acesso e a organização da informação.

 

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1 Marc Storms foi diretor executivo do “Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen vzw” (Associação Flamengo dos Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistos – Bélgica) de outubro 1983 até outubro 2006. Trabalhou com voluntário da CESE (Salvador – BA – Brasil) de novembro 2006 a junho 2007 onde assessorou uma Auditoria da Informação e um plano de desenvolvimento da biblioteca. Trabalha hoje como consultor para ajudar movementos socias, organizações ecumênicas e ONG’s na organização da informação, com a construção de banco de dados, auditoria de informação e sítios internet.

 

3 E claro que uma boa organização de informação pode ser necessário para poder responder agilmente, mas não é suficiente para garanti-lo.

 

4 Dependente da organograma este responsável pode ser parte do departamento de comunicação (interno), de desenvolvimento institucional, da biblioteca…

 

5 Metadados, ou Metainformação, são dados capazes de descrever outros dados. Mais informação http://www.acordapraweb.com/o-que-e-metainformacao/ (Acesso em 17/10/2007)

 

7 fonte dissertação (mestrado): Um Framework multi-agentes para busca e flexibilização de algoritmos de classificação de documentos / João Alfredo Pinto de Magalhães; orientador: Carlos J. P. de Lucena. – Rio de Janeiro : PUC, Departamento de Informática, 2002.